Nawigacja

O czym pamiętać podpisując umowę?

 

W świetle prawa cywilnego umową można nazwać każde porozumienie co najmniej dwóch stron, które oświadczeniem woli ustalają wzajemne prawa i obowiązki. Umowy cywilnoprawne są podstawowym narzędziem gospodarki rynkowej; każdy z nas zawiera je codziennie, dokonując zakupów, zamawiając taksówkę, czy pozostawiając w szatni płaszcz. O ile dokonując wspomnianych powyżej czynności niekoniecznie trzeba być świadomym faktu zawierania umowy, o tyle w przypadku podpisywania umów handlowych, czy też umów związanych z transferem technologii, warto zastanowić się nad formą i treścią umowy, która optymalnie zabezpieczy nasz interes. O czym zatem warto pamiętać podpisując umowę?
Umowy w prawie polskim
Kwestia umów regulowana jest w Polsce głównie przez Kodeks cywilny. W księdze trzeciej kodeksu znajdują się postanowienia określające ogólne zasady związane z zawieraniem, wykonywaniem i ważnością umów, a także szczegółowe regulacje dotyczące konkretnych typów umów, tzw. umów nazwanych, np. umowy sprzedaży, umowy darowizny, czy umowy spółki. Artykuł 353 kc wprowadza zasadę swobody umów poprzez zapis mówiący, iż „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”. Przed sporządzeniem umowy warto zajrzeć do kodeksu cywilnego, aby przekonać się, jakie elementy o charakterze bezwzględnie obowiązującym powinna według ustawodawcy zawierać umowa danego typu, a w jakich kwestiach pozostawia on swobodę umawiającym się stronom.
Forma umowy
Istnieje wiele dopuszczalnych form wyrażenia woli zawarcia umowy. Umowę można zawrzeć na przykład ustnie, pisemnie, elektronicznie, czy w formie aktu notarialnego. Należy mieć na uwadze, że dla niektórych nazwanych typów umów, ustawodawca zastrzegł wymaganą formę umowy. Konsekwencją niedochowania formy umowy może być niewywołanie zamierzonych przez strony skutków prawnych, poważne ograniczenia dowodowe w przypadku procesu sądowego na skutek sporu stron lub nieważność czynności prawnej, jeśli kodeks przewiduje rygor nieważności przy niedochowaniu wymaganej formy prawnej.
Nazwa umowy
Warto pamiętać, że o charakterze umowy nie decyduje jej nazwa, lecz cel stron i rzeczywista treść umowy. Przy ewentualnym badaniu umowy przez sąd może okazać się, że treść umowy świadczy o zawarciu innego typu umowy niż wskazały to strony w nazwie dokumentu, co niesie za sobą określone konsekwencje prawne, związane z danym rodzajem umowy. Na przykład jeśli umowa nazwana umową zlecenia zawiera postanowienia charakterystyczne dla umowy o pracę, będzie ona traktowana przez sąd jako umowa o pracę.
Miejsce i data zawarcia umowy
Oznaczenie miejsca zawarcia umowy może mieć wpływ na wybór sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów mogących wyniknąć w trakcie realizacji umowy, jeśli strony nie postanowią inaczej. Z kolei określenie daty zawarcia umowy oraz daty wejścia umowy w życie ma znaczenie w przypadku ustalenia terminów realizacji umowy. Data początku obowiązywania umowy może być tożsama z datą podpisania umowy lub określona inną datą lub upłynięciem zdefiniowanego okresu czasu, czy też momentem spełnienia wskazanego w kontrakcie warunku.
Określenie stron umowy
Istotną kwestią jest dokładne i prawidłowe określenie stron zawierających umowę. Jednoznaczną identyfikację podmiotów zapewni podanie:
  • imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, numerów PESEL i NIP w przypadku osoby fizycznej;
  • danych zawartych w wypisie z ewidencji gminnej, (numer, pod którym podmiot figuruje w ewidencji), jego nazwa, adres oraz przedmiot prowadzonej działalności, w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji gminnej,
  • nazwy, adresu siedziby, informacji o organie prowadzącym rejestr handlowy spółki, numerze rejestru oraz numerach NIP i REGON w przypadku podmiotów gospodarczych. 
Przy podpisywaniu umowy, której stroną jest osoba prawna, ważne jest aby upewnić się, że przedstawiciele wskazani przez osobę prawną mają umocowanie w aktach rejestrowych/pełnomocnictwach do reprezentowania osoby prawnej. Jeśli naruszone zostałyby zasady reprezentacji, umowa może okazać się nieskuteczna.
Formułowanie postanowień
Zaleca się, aby zapisy umowy formułowane były w możliwie prosty i klarowny sposób. Jednoznaczność precyzyjnych zapisów i jednakowe rozumienie ich przez umawiające się strony, pozwoli zminimalizować ryzyko trudnych do rozstrzygnięcia sporów. Prawidłowo zdefiniowane istotne postanowienia umowy mają przeważający wpływ na jej ważność. Ponadto, im bardziej szczegółowo opiszemy, jakie intencje przyświecają stronom i jakich świadczeń oczekują, tym łatwiej będzie im egzekwować swoje prawa oraz wywiązywanie się ze zobowiązań przez kontrahenta.
Negocjowanie umów
Traktujmy poszczególne postanowienia umowy jako element negocjacji, nie ograniczajmy się do negocjowania jedynie ceny, warunków płatności i harmonogramu realizacji umowy. Niektóre punkty w umowie nie podlegają wprawdzie pertraktacjom, lecz wiele z nich warto sformułować w formie jak najkorzystniejszej dla nas, co zabezpieczy nasz interes faktyczny i prawny. W przypadku bardziej złożonych umów warto skonsultować je przed podpisaniem z radcą prawnym.
Zabezpieczenie realizacji umowy
Warto pamiętać, że umowę podpisujemy przede wszystkim w celu zabezpieczenia naszych praw w przypadku ewentualnego naruszenia wspólnych uzgodnień przez drugą stronę. Dobrze sporządzona umowa to nasza gwarancja na wypadek niewywiązywania się kontrahenta z postanowień kontraktowych. To właśnie głównie na wypadek takich sytuacji sporządza się umowy – jeśli realizacja umowy przebiega prawidłowo, przypuszczalnie nikt nawet do niej nie zajrzy. Zaleca się więc, by jak najstaranniej podejść do kwestii przygotowania umowy, poprzez analizę poszczególnych paragrafów oraz wskazanie w umowie konkretnych kar umownych, które grożą za niewywiązanie się drugiej strony z postanowień umownych lub nienależyte wykonanie umowy. Kary umowne to często niedoceniane narzędzie, które może okazać się niezwykle skutecznym argumentem w sporze z kontrahentem. 
Dodatkowe postanowienia
Jeśli strony dopuszczają możliwość odstąpienia od zawartej umowy, należy precyzyjnie sformułować okoliczności, które na to pozwalają. Warto wtedy wskazać termin, do kiedy każdy z partnerów może odstąpić od umowy bez żadnych konsekwencji. Warto odróżnić poszczególne sposoby zakończenia umowy – oprócz odstąpienia od umowy mogą być to również wypowiedzenie oraz rozwiązanie umowy.
Ryzyko kontraktowe można zmniejszyć także poprzez umieszczenie w umowie klauzuli poufności. Dzięki właściwemu sprecyzowaniu wachlarza informacji podlegających ochronie, strony mają możliwość zredukowania możliwości ujawnienia informacji mających dla nich szczególną wartość biznesową.
Podsumowując, pamiętajmy, że dobrze sporządzona umowa pozwala zminimalizować ryzyko związane z transakcją dotyczącą przedmiotu umowy. Zaleca się by każdą umowę, której przedmiot jest dla nasz szczególnie istotny a proces realizacji złożony, traktować indywidualnie, w pierwszym kroku analizując wiarygodność kontrahenta, możliwe zagrożenia oraz kwestie, które chcemy zabezpieczyć w specjalny sposób, a następnie przekładając wyniki analizy na konkretne zapisy kontraktowe.